Em menos de nove meses desde o início da implantação do Imposto sobre Valor Adicionado Dual (IVA dual), a reforma tributária passou a expor um problema estrutural nas empresas brasileiras: processos fiscais que aparentam ser automatizados, mas que ainda dependem fortemente de intervenção humana. Esse impacto ultrapassa a operação interna e pode influenciar prazos, custos e a capacidade de adaptação ao novo modelo tributário.
É nisso que aparece o conceito de “automação lenta”, onde etapas são digitalizadas, porém não totalmente integradas, e que dependam de validações manuais ao longo do processo. Segundo levantamento da V360, detalhado pela Agência Brasil, a empresa especializada em automação de pagamentos a fornecedores destacou que 62,2% das companhias demoram mais de 20 dias para registrar uma nota fiscal no sistema. Outro dado mostra que 22,3% ultrapassam 30 dias.
A pesquisa também indica que 63% das organizações processam mais de 10 mil notas fiscais por mês. Ainda assim, conforme o mesmo levantamento da V360, 87% das empresas declaram possuir alto nível de automação fiscal, o que mostra um contraste associado ao que é chamado de “falsa automação”.
A automoção lenta
Na prática, a automação lenta acontece quando os sistemas digitais não eliminam etapas manuais, apenas reorganizam essas etapas. Isso quer dizer que, mesmo com captura eletrônica de documentos, ainda há necessidade de revisar, corrigir e validar informações antes da continuidade do processo.
O levantamento reforça essa limitação: 61% das empresas conseguem capturar notas fiscais de forma automática, porém apenas 49% realizam o registro no sistema sem intervenção manual. Essa dependência de validações feitas por pessoas, mesmo em ambientes digitais, aparece como um dos principais elementos que explicam a lentidão nos fluxos fiscais.
O que está acontecendo?
Parte dessa dificuldade está ligada ao funcionamento do Enterprise Resource Planning (ERP), sistema responsável por integrar processos empresariais e que atua como uma espécie de “cérebro” das organizações.
No entanto, segundo a análise apresentada pela V360, o ERP ainda necessita de integrações e validações complementares para operar de forma completa no contexto tributário brasileiro, o que impede uma automação total dos processos fiscais.
O estudo também aponta fragilidades na etapa de conferência das notas fiscais. Apenas 48% das empresas realizam checagem completa, com comparação de itens, valores e quantidades em relação aos pedidos de compra. Outras 44% fazem verificações parciais, enquanto 8% ainda operam de maneira totalmente manual.
Segundo a V360, o cenário aumenta riscos como pagamentos indevidos, erros fiscais e perda de controle interno, principalmente em empresas que lidam com grandes volumes de fornecedores.
Reforma tributária e fase de testes
A implementação do novo modelo tributário tende a intensificar esses desafios. As empresas terão de ajustar sistemas para operar simultaneamente com regras antigas e novas, além de lidar com o Imposto sobre Bens e Serviços (IBS) e a Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), que formarão o IVA Dual.
Em 2026, a reforma tributária entra em fase de testes, com cobrança simbólica de 0,9% de CBS e 0,1% de IBS, valores que serão posteriormente compensados nos tributos atuais. A partir de 2027, os cinco tributos sobre consumo serão eliminados gradualmente, enquanto as alíquotas de CBS e IBS serão elevadas.
As empresas deverão destacar CBS e IBS nas notas fiscais, preencher novos campos obrigatórios e informar corretamente a classificação fiscal de produtos e serviços. Em dezembro, a Receita Federal suspendeu as multas pela ausência de discriminação desses tributos nas notas fiscais até o quarto mês seguinte à regulamentação da CBS e do IBS.